In den letzten Jahren hat die Videokonferenz als Kommunikationsform einen Aufschwung erlebt. Zwischen zwei oder auch mehreren Orten können zeitgleich bewegte Bilder, die Sprache und Daten der Anwender ausgetauscht werden. Für diese Form der Konferenz spricht die überzeugende Qualität der Daten, des Bildes und des Tons. Ein Bild mit gleichzeitiger Erklärung ist wesentlich verständlicher, als ein normales Telefongespräch, dadurch gelangt jeder in dem Büroalltag einfacher und schneller zu einer produktiven Entscheidung.
Zusätzlich werden Reisekosten eingespart und die Entfernung spielt keine Rolle mehr. Weitere Vorteile sind die höhere Verfügbarkeit am Arbeitsplatz, die verbesserte Kommunikation und das Zeitersparnis. Viele große Unternehmen arbeiten bereits seit vielen Jahren mit Video-Konferenzen, mittlerweile dringt diese Videokommunikation auch vermehrt zu einzelnen Arbeitsplätzen und kleinen Firmen vor. Bei einer Befragung von tausend mittleren und kleinen Unternehmen teilten 75 % mit, dass vor allem Reisezeiten, Spesen und Kosten reduziert werden. 42 % erhöhen dadurch die individuelle Produktivität der einzelnen Mitarbeiter. 39 % versprechen sich eine verbesserte Gruppenzusammenarbeit in dem eigenen Unternehmen. Durch weniger Geschäftsreisen nannten 10 % die Reduzierung der CO2-Belastung.
Tipps für Videokonferenzen
Vorab sollte eine Agenda über das Ziel der Konferenz, wann diese beginnt und wann diese endet erstellt werden. Sämtliche Störquellen sollten ausgeschaltet werden, um keinen Umgebungslärm im Gespräch zu haben. Wichtiger als ein brillantes Bild ist der Ton bei einer Video-Konferenz. Die Teilnehmer sollten an einem Konferenztisch platziert und von der Kamera erfasst werden und in dem Bild sichtbar bleiben. Vorab sollten die Verbindungen stehen, nichts ist nerviger als ein Funktionscheck während der Sitzung. Ist die Übertragung verzögert, wird jemand benötigt, der festlegt, wer ausreden darf und wer als Nächster spricht. Sollte es keine regelmäßige Runde sein, werden die Teilnehmer kurz vorgestellt. Dadurch werden Konflikte vorgebaut und eine direkte Ansprache mit dem Namen wird ermöglicht. Zur Ergänzung können sehr große Namensschilder behilflich sein. Ausladende Gesten sollten vermieden werden, diese wirken auf dem Schirm oft aggressiv. Durch ein Protokoll können hinterher Missverständnisse verhindert werden.